Що входить в поняття діловодство
Що входить в поняття діловодство
Діловодство - важлива частина діяльностібудь-якого підприємства, що дозволяє вести облік всієї розпорядчої та ділової документації. Працівник або цілий підрозділ, в завдання якого входить діловодство, існують на кожному підприємстві, незалежно від форми його власності. Грамотно поставлене діловодство - гарантія злагодженої роботи всього підприємства і його оперативної реакції на зміну умов підприємницької діяльності та ринку.
Для чого потрібно діловодство
Рано чи пізно після початку діяльності будьпідприємство стикається з необхідністю організувати роботу з документами, які є базовим інструментом управління, оскільки саме з їх допомогою і здійснюється передача керівних вказівок, доведення управлінських рішень до конкретного виконавця. Система діловодства на підприємстві покликана забезпечити стандартизацію і однаковість документації, організувати її облік і зберігання з метою полегшення роботи з діловими документами. У функції системи діловодства входять: - грамотна організація документообігу, що забезпечує оперативну передачу документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу, що дозволяє контролювати проходження будь-якого документа і його виконання в призначені терміни; - автоматизована система реєстрації та обліку всієї вхідної, вихідної і внутрішньої документації; - архівація документів, що дозволяє систематизувати їх за формальними ознаками і формувати їх в справи; - створення номенклатури справ - системи кодів по переліками заголовків справ, що полегшує їх систематизацію та визначальну терміни зберігання архівів, встановлені законодавчими або галузевими нормативними актамі.Еслі всі ці функції роботи з документообігом на підприємстві реалізовані, можна говорити, що система діловодства налагоджена і працює так, як потрібно.Організаційно-правові моменти
Будь-який документ, на якому стоять реквізитипідприємства, вважається ділової папером і, отже, для нього визначені правові наслідки, тобто цей документ вже можна пред'являти в суді при вирішенні виниклих конфліктів і протиріч. Тому і ведення діловодства має здійснюватися на підставі нормативних документів - спеціально розроблених інструкцій, перевірених юридичною службою і затверджених керівником підприємства. Ця інструкція не тільки керівництво, а й документ, обов'язковий для виконання, тому ознайомлені з нею повинні бути всі зацікавлені особи під роспісь.Бланкі документів, відповідно до яких здійснює свою діяльність підприємство, повинні бути стандартизовані. Склад реквізитів, які повинні бути вказані на бланках, визначається по ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Цей же стандарт встановлює і вимоги до оформлення ділової та розпорядчої документації.
