Рада 1: Що таке первинна документація

фінанси

Рада 1: Що таке первинна документація

Первинна документація включає документи,які містять вихідні відомості в результаті здійснення будь-якої господарської операції. До них відносять акти, платіжні доручення, виписки з розрахункового рахунку, товарні накладні, бухгалтерські довідки і т.д. Як правило, бухгалтерський облік неможливий без такої документації.

Первинний документ оформляється тим же числом, щоі здійснення господарської операції. Наприклад, з розрахункового рахунку списується комісія за розрахунково-касове обслуговування. В цей же день повинна бути оформлена виписка і меморіальний ордер.Как правило, первинні документи оформляються на уніфікованих формах, розроблених російським законодавством. Але не всі бланки передбачені; так, наприклад бухгалтерська довідка складається в довільній формі. Однак при оформленні необхідно вказувати обов'язкову інформацію: найменування та реквізити організації, назва документа, зміст операції, найменування посад, прізвища співробітників, розпис і штамп організації. Навіщо потрібна первинна документація? Головним чином для того, щоб зафіксувати всі здійснювані господарські операції. Документація буває внутрішня і зовнішня. Внутрішня необхідна для обліку та контролю за всіма рухами, наприклад, основний засіб передається в експлуатацію - складається акт, який є первинним документом. Зовнішня документація необхідна для роботи з постачальниками, покупцями, наприклад, ви виставляєте рахунок на оплату покупателю.Также існує первинні документи з обліку та оплати праці, до них відносять: накази про прийом і звільнення, штатний розклад, графік відпусток та інші. Виділяють документацію і з обліку основних засобів; наприклад, акт про прийом ОС, інвентарна картка і інші. Документація, яка оформлюється для обліку касових операцій, містить такі документи, як авансовий звіт, прибутковий і видатковий касовий ордер.В деяких первинних документах виправлення не допускаються, наприклад, у виписці з розрахункового рахунку або в платіжному дорученні. А ось, наприклад, накладні можуть містити виправлення, але поруч з ними повинна стояти підпис людини, яка внесла коригування, дата і штамп організації.

Рада 2: Які документи є первинними в бухгалтерському обліку

Первинними документами в бухгалтерському облікує ті, на підставі яких оформлена та чи інша господарська операція в момент її здійснення або відразу після її завершення. Саме на підставі первинної документації здійснюється подальший бухгалтерський облік конкретних операцій.

Вам знадобиться

накладна, касовий ордер, акт, довідка, заява, журнал реєстрації, наказ, книга обліку, список, табель, заяву, інвентарна картка, платіжна відомість, особовий рахунок і ін.

Інструкція

Первинні документи є первиннимипідставою для початку ведення бухгалтерського обліку конкретних операцій і здійснення записів в регістрах обліку. Первинний документ є письмовим свідченням здійснення господарської операції, наприклад, видачі грошей під звіт, оплати товару і т.п.

Форми первинної документації стверджує керівник підприємства, проте всі обов'язкові реквізити, закріплені законодавством, повинні бути присутніми в документі.

Первинні облікові документи складаються напаперовому носії та підкріплюються підписом для ідентифікації осіб, що склали документ. Якщо ж документ складений в електронному вигляді, він повинен бути підписаний електронним підписом.

Форми первинних документів, які містяться вальбомах уніфікованих форм, не є обов'язковими до застосування, крім касових документів, встановлених уповноваженими органами на підставі федеральних законів.

Обов'язкові реквізити первинних документів вбухгалтерському обліку: - назва документа (накладна, акт, список, наказ тощо.); - дата здійснення операції (складання документа); - зміст господарської операції у вартісному і натуральному вираженні; - назва організації, від імені якої складається даний документ ; - дані осіб, які вчинили операцію і відповідальних за правильність оформлення документа (посада, ПІБ, підпис).

Первинні документи в бухгалтерському обліку ділятьна документи по: - обліку та оплати праці: наказ про прийом на роботу, штатний розклад, графік роботи, посвідчення про відрядження, акт про прийом на роботу, розрахункова відомість і т.п.- обліку основних засобів: акт про прийом-передачу, інвентарна картка, накладна на внутрішнє переміщення, інвентарна книга, акт про списання основного засобу и др обліку касових операцій: касова книга, авансовий звіт, прибутковий касовий ордер, журнал реєстрації касових документів, видатковий касовий ордер, книга обліку грошових коштів і т.д .- обліку ремонт них і будівельних робіт: акти про приймання виконаних робіт, призупинення будівництва, здачі в експлуатацію споруди; загальний журнал робіт; журнал виконаних робіт та інші подібні документи.

Рада 3: Що таке реквізити

Юридичні особи - підприємства, організації,різного роду установи та банки в ході здійснення своєї діяльності знаходяться в постійному спілкуванні один з одним. Ділове спілкування здійснюється за допомогою самих різних документів: листів, запитів, вимог, платіжних доручень та ін. Юридичну спроможність таких документів підтверджують їх реквізити.

Які бувають реквізити

Реквізит - від латинського requisitum -«Необхідне», це набір встановлених стандартами для даного виду документів відомостей і даних, без вказівки яких даний вид документів не матиме юридичної сили і не може вважатися підставою для здійснення операцій і угод. Іншими словами, як би офіційно називався документ, якщо він не має обов'язкових реквізитів, його можна вважати просто папірцем, на яку ніхто не зобов'язаний реагувати. Тому реквізити в обов'язковому порядку зазначаються на будь-якому документі. Деякі реквізити вказуються тільки на документах одного виду, а деякі є обов'язковими для будь-якого ділового документа. До останніх відносяться: назва організації, дата складання документа і його найменування. У назві організації необхідно вказувати його короткий і повне найменування відповідно до установчих документів, організаційно-правову форму. Дата складання документа вказується як в цифровий, так і в словесно-цифровій формі. Найменування документа вказується в усіх випадках, виняток становить тільки ділове пісьмо.Кроме обов'язкових, використовуються бухгалтерські, банківські спеціальні реквізити, встановлені для якогось одного виду документів. На документах бухгалтерського обліку зазначаються: найменування та адреса підприємства; його банківські реквізити; вказівка сторін угоди-учасників господарської операції; її найменування, зміст і підстава; вартість угоди в грошовому або натуральному вираженні. До банківських реквізитів відноситься: номер розрахункового рахунку підприємства; найменування банку, в якому воно обслуговується, та його адреса; код банку - БИК і його кореспондентський рахунок. У банківські реквізити також повинен бути вказаний ІПН підприємства і банку, коди КПП і ОКПО.

Розміщення реквізитів в документі

Для кожного реквізиту в різних видах документівпередбачено своє поле для розміщення. Склад реквізитів та вимоги до їх оформлення в кожному випадку встановлюються стандартами. Реквізити, що складаються і кількох рядків, друкуються з одним міжрядковим інтервалом. Між собою реквізити відокремлюють двома-трьома міжстроковими інтерваламі.Ето ж відноситься і до бланків документів, для яких передбачаються і спеціальні вимоги до їх виготовлення, обліку і зберігання, особливо до тих, на яких відтворюється Державний герб Російської Федерації, а також герби суб'єктів РФ. Це міра необхідна, оскільки зазначені на бланках реквізити роблять їх документом, що має юридичну силу, ніж можуть скористатися шахраї.

Рада 4: Які документи оформляються при прийомі на роботу

Правильно оформлені при прийомі на роботудокументи нового співробітника - гарантія того, що у нього згодом не буде проблем з нарахуванням пенсії, а у роботодавця - проблем з трудовою комісією і податковою інспекцією. Основним документом, що підтверджує трудовий стаж, є трудова книжка.

Інструкція

Оформленням документів при прийомі на роботуповинен займатися співробітник, в чиї повноваження це входить у відповідності з посадовими інструкціями. Відповідно до статті 65 Трудового кодексу РФ, який влаштовується на роботу новий співробітник зобов'язаний пред'явити: - паспорт; - трудову книжку, якщо вона є; - страхове пенсійне свідоцтво, якщо воно є; - військовий квиток, для тих, хто є військовозобов'язаним; - документ про освіту та інші документи, що підтверджують професійну кваліфікацію.Трудовая книжка і страхове пенсійне свідоцтво в тому випадку, коли людина влаштовується на роботу вперше, оформляється співробітником кадрової служби підпри ия, так само, як і страховий медичний поліс.

Специфіка роботи на деяких підприємствахдопускає необхідність пред'явлення будь-яких інших додаткових документів. Ці випадки обумовлюються в ТК РФ, нормативних актах, указах Президента та постановах Уряду. Вимагати інші документи, не обумовлені законами, кадровики права не мають. Це ж стосується і вимоги мати постійну реєстрацію за місцем розташування даного підприємства. А ось вимагати довідку встановленої форми про стан здоров'я роботодавець має право. Для професій, пов'язаних з продуктами і побутовим обслуговуванням населення, обов'язковим є і наявність санітарно-медичної книжки. Якщо на роботу беруть інваліда, може знадобитися рекомендаційна довідка від МСЕК, а в разі, коли трудова діяльність нового співробітника пов'язана з комерційною чи державною таємницею, від нього може знадобитися розписка і інші документи, що підтверджують його допуск.

Основним документом, який регламентує трудовівзаємини між працівником і роботодавцем, є трудовий договір. Він полягає і підписується в двох примірниках. Оформити цей документ необхідно протягом трьох днів після того, як співробітник почав свою трудову діяльність на підприємстві. Посадові обов'язки можуть бути перераховані в трудовому договорі, але краще оформити їх окремим документом та ознайомити з ними співробітника під підпис. Після підписання трудового договору необхідно видати відповідний наказ про прийом на роботу, якщо угодою сторін для працівника не передбачений випробувальний термін.